Schluss mit dem Papierkram am Feierabend

Wer ein Handwerk betreibt, arbeitet tagsüber beim Kunden. Rechnungen schreiben, Belege sortieren und säumigen Kunden hinterhertelefonieren passiert dann abends oder am Wochenende. Genau dafür habe ich Ledgerly gebaut: eine einfache App, die Ihnen diesen Teil der Arbeit so weit wie möglich abnimmt.

Ledgerly ist kein riesiges Buchhaltungsprogramm mit hundert Menüs. Es ist ein kleines, fokussiertes Werkzeug für Handwerksbetriebe, Selbstständige und kleine Unternehmen. Es kann genau die Dinge, die Sie jede Woche brauchen, und es kann sie gut. In diesem Artikel zeige ich Ihnen, wie das im Alltag aussieht.

Belege fotografieren statt abtippen
Sie stehen im Baustoffhandel, an der Tankstelle oder holen Material beim Großhändler ab. Statt den Zettel in die Hosentasche zu stecken, machen Sie direkt ein Foto mit dem Handy. Ledgerly schneidet das Papier zu, entfernt Schatten und macht den Beleg gut lesbar, ganz ähnlich wie eine Scanner-App.

Danach liest Ledgerly den Beleg aus: Firma, Rechnungsnummer, Datum, Umsatzsteuer und Betrag landen direkt im Formular. Kennt Ledgerly die Firma schon, schlägt es auch gleich die Kategorie vor, die Sie beim letzten Mal gewählt haben. Sie schauen kurz drüber, tippen auf Speichern, und das Foto liegt als Beleg bei der Ausgabe.
Ein kleines, aber wichtiges Detail: Wenn Sie denselben Beleg aus Versehen zweimal scannen, merkt Ledgerly das und bucht ihn nicht doppelt.
Rechnungen schreiben, auch in Etappen
Eine Rechnung ist in Ledgerly in etwa einer Minute fertig. Sie wählen den Kunden, tragen ein, was Sie gemacht haben, und Ledgerly rechnet Umsatzsteuer und Summe aus. Auf jeder Rechnung stehen Ihr Logo, Ihre Bankverbindung und ein GiroCode. Den kann Ihr Kunde mit seiner Banking-App scannen, und Betrag, IBAN und Verwendungszweck sind schon ausgefüllt.

Bei größeren Aufträgen ist es im Handwerk üblich, in Etappen abzurechnen. Auch das geht: Sie stellen eine Abschlagsrechnung über einen Prozentsatz oder einen festen Betrag, und die Schlussrechnung zieht später alles bereits Bezahlte samt Umsatzsteuer automatisch ab. Mehr als der Auftragswert kann dabei nie berechnet werden. Und wenn Sie lieber pauschal abrechnen, schreiben Sie einfach einen Betrag mit einer Beschreibung hin, statt jede Position einzeln aufzulisten.
Wenn ein Kunde nicht zahlt: Mahnungen nach § 288 BGB
Mahnungen schreibt niemand gern, und oft wird es deshalb einfach vergessen. Ledgerly behält Ihre Fälligkeiten im Blick und zeigt Ihnen, welche Rechnung überfällig ist. Dann schlägt es den nächsten Schritt vor: erst eine freundliche Zahlungserinnerung, danach bis zu drei Mahnungen mit jeweils eigener Frist.

Die Verzugszinsen berechnet Ledgerly nach § 288 BGB, also Basiszinssatz plus 9 Prozentpunkte bei Geschäftskunden und plus 5 bei Privatkunden. Bei Geschäftskunden kommt einmalig die gesetzliche Pauschale von 40 € dazu. Das Schreiben entsteht als PDF, das Sie per E-Mail oder Post verschicken. Wichtig dabei: Es geht nichts automatisch raus. Hat der Kunde am Telefon versprochen zu zahlen, pausieren Sie die Mahnungen einfach oder nehmen ein Schreiben zurück.
Kontoauszug hochladen, und Sie wissen, wer bezahlt hat
Am Monatsende laden Sie Ihren Kontoauszug hoch, als CSV-Datei, als PDF oder einfach als Foto. Ledgerly sucht die Zahlungen heraus, die zu Ihren Rechnungen und Belegen gehören, markiert sie mit dem richtigen Datum als bezahlt und hängt den Nachweis an. Private Buchungen wie der Wocheneinkauf werden ignoriert und gar nicht erst gespeichert.
Für die Steuerberatung: alles in einer Datei
Die meisten Steuerberater in Deutschland arbeiten mit DATEV. Ledgerly erstellt deshalb einen DATEV-Buchungsstapel mit den richtigen Konten und Steuerschlüsseln, für SKR03 oder SKR04 und mit Ihrer Berater- und Mandantennummer. Dazu kommt ein Steuerpaket mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung, dem Buchungsjournal und allen Belegen. Das schicken Sie direkt aus der App an Ihre Steuerberatung. Der Schuhkarton voller Zettel im Januar gehört damit der Vergangenheit an.
Ihr Betrieb auf einem Bildschirm

Wenn Sie Ledgerly öffnen, sehen Sie zuerst das Dashboard. Dort steht, was reinkam, was Sie bezahlt haben, was noch offen ist und wie viel Gewinn Sie in diesem Jahr gemacht haben. Überfällige Rechnungen stehen ganz oben. Ein Diagramm zeigt Einnahmen und Ausgaben Monat für Monat, damit Sie starke und ruhige Monate erkennen.
Funktioniert auch auf dem Handy
Sie sitzen selten am Schreibtisch, deshalb läuft Ledgerly gut im Browser Ihres Handys. Eine App aus dem Store müssen Sie nicht installieren. In den Listen sehen Sie Kunde und Betrag, ein Tipp auf die Zeile zeigt alles Weitere: Datum, Status und alle Aktionen. So schreiben Sie eine Rechnung oder tragen eine Zahlung auch mal vom Transporter aus ein.
Bereit für die E-Rechnung
Seit 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 müssen größere Unternehmen sie auch verschicken, ab 2028 gilt das für alle. Ledgerly erstellt beide geforderten Formate schon heute: die XRechnung und ZUGFeRD, also ein normales PDF, in dem die Daten für die Software mitgeliefert werden. Beides ist bei jeder Rechnung einen Klick entfernt.Was kostet das?

Ledgerly kostet 19,99 € im Monat, inklusive Umsatzsteuer. Dafür ist alles drin: unbegrenzt Rechnungen, Ausgaben und Kunden, Belegscan, Mahnwesen, DATEV-Export, Kontoauszug-Abgleich und E-Rechnung. Es gibt keine Tarifstufen und keine Zusatzmodule, die Sie später noch freischalten müssen.

Ehrlich gesagt: Was Ledgerly nicht kann
Ledgerly ist bewusst klein, und das hat auch Grenzen. Es gibt keine Lohnabrechnung, keine Live-Verbindung zur Bank (Kontoauszüge laden Sie hoch) und keine direkte Online-Verbindung zu DATEV (Sie bekommen eine Exportdatei). Wenn Sie das alles brauchen, sind große Anbieter wie Lexware Office oder sevDesk eine gute Wahl. Auf der Website finden Sie dazu einen fairen Vergleich.

Wenn Sie aber vor allem Ihre Rechnungen und Belege in Ordnung halten, säumige Kunden richtig mahnen und Ihrer Steuerberatung saubere Unterlagen geben wollen, dann ist Ledgerly genau dafür gemacht. Ihre Daten liegen dabei auf unserem eigenen Server bei einem deutschen Hoster und werden nur dafür genutzt, die App für Sie zu betreiben.

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<p><strong>Probieren Sie es selbst aus.</strong> Ein Konto ist in einer Minute angelegt, Sie brauchen dafür nur einen Benutzernamen und ein Passwort.</p>
<p><a href=“https://innosynch.de/“>Zu Ledgerly: innosynch.de</a></p>
<p>Fragen, Wünsche oder eine Live-Demo? Schreiben Sie mir an <a href=“mailto:al@innosynch.com“>al@innosynch.com</a>. Ich antworte in der Regel innerhalb eines Tages.</p>
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